Fundacje rodzinne a obowiązek sprawozdawczy

dr Martyna Komarowska-Horosz, radczyni prawna , szefowa praktyki prawa rolnego i prawa spadkowego w Kancelarii Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy
Dominika Pietrzykowska, aplikantka radcowska, Kancelarii Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy

Fundacje rodzinne jako osoby prawne podlegają przepisom ustawy o rachunkowości, a tym samym obowiązane są do sporządzenia sprawozdania finansowego. Jeżeli rok obrotowy fundacji rodzinnej pokrywa się z rokiem kalendarzowym, do 31 marca fundacje rodzinne powinny mieć sporządzone sprawozdania finansowe, które następnie do 30 czerwca powinny zostać zatwierdzone i zgłoszone do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim.

Sprawozdanie finansowe w fundacji rodzinnej – do kiedy powinno zostać sporządzone?

Fundacje rodzinne, jako osoby prawne, zobowiązane są do prowadzenia tzw. „pełnej księgowości”. Wobec tego obowiązują je przepisy ustawy o rachunkowości. Zasadą jest, że rok obrotowy fundacji rodzinnych pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Oznacza to, że 31 grudnia zostają zamknięte księgi rachunkowe. W terminie 3 miesięcy od dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych fundacja rodzinna obowiązana jest sporządzić sprawozdanie finansowe. Jeżeli rok obrotowy został uregulowany odmiennie, termin sporządzenia sprawozdania finansowego będzie inny, lecz każdorazowo będzie wynosił 3 miesiące od zamknięcia ksiąg. Dla przykładu jeżeli rok obrotowy kończy się 30 kwietnia, sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone do 30 lipca.

Sporządzone sprawozdanie finansowe – co dalej?

Gdy sprawozdanie finansowe jest już gotowe, konieczne będzie jego zatwierdzenie przez organ zatwierdzający. Organem zatwierdzającym w przypadku fundacji rodzinnej jest Zgromadzenie Beneficjentów. Sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od zamknięcia ksiąg. Gry rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jest to 30 czerwca. Następnie sprawozdanie podlega zgłoszeniu.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego ma miejsce podczas posiedzenia Zgromadzenia Beneficjentów. Konieczne jest sporządzenie protokołu oraz podjęcie uchwał o:

• zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
• udzieleniu absolutorium członkom organów fundacji rodzinnej z wykonania przez nich obowiązków,
• podziale zysku lub pokryciu straty.

Gdzie i jak należy złożyć sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej?

Sprawozdanie finansowe, które zatwierdziło Zgromadzenie Beneficjentów, należy złożyć w formie papierowej w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim. Do sprawozdania finansowego dołącza się szereg załączników. Są one następujące:

• wypełniony druk RFR-Z30,
• wypełniony załącznik RFR-ZN,
• sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej,
• sprawozdanie biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało takiemu badaniu),
• odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
• odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Sprawozdanie finansowe nie podlega natomiast obowiązkowi umieszczenia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Fundacje rodzinne uwzględnia osobny rejestr, czyli rejestrze fundacji rodzinnych, prowadzonym przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.

Sprawozdanie finansowe w formacie xml – jak można złożyć je w formie papierowej?

 Zgodnie z art. 45 ust. 1(f) ustawy o rachunkowości, sprawozdania finansowe sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej. Przybierają one postać pliku XML podpisanego podpisem elektronicznym.

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego przez fundacje rodzinne w formie papierowej, mimo że dokument ten sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej, jest niejasny i budzi wątpliwości co do jego poprawności. Wydruk sprawozdania stanowi bowiem wyłącznie jego kopię – formalnie nie jest uznawany za sprawozdanie.

Rekomendowanym przez nas rozwiązaniem przy składaniu sprawozdania finansowego do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim jest złożenie dokumentu w formie wydruku oraz załączenie nośnika elektronicznego zawierającego sprawozdanie w formacie xml, podpisane elektronicznie.

Co grozi za niespełnienie obowiązku sprawozdawczego przez fundację rodzinną?

Ustawodawca przewidział szereg surowych kar w przypadku braku rzetelności wywiązywania się z obowiązku sprawozdawczego przez fundację rodzinną. M.in. za brak sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości lub zawarcia w sprawozdaniu nierzetelnych danych, sprawca podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Podsumowanie

Sprawozdania finansowe są ważnym elementem w funkcjonowaniu fundacji rodzinnych, a ich brak lub nierzetelność w ich sporządzaniu pociąga za sobą sankcje.  Sprawozdania finansowe wraz z załącznikami należy składać w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim w formie papierowej. Jest to bez wątpienia ‘krok w tył” w unowocześnianiu funkcjonowania sądownictwa i administracji publicznej.. 

Źródła:

Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (Dz. U. z 2023. poz. 326),

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120).